Pourquoi « professionnaliser » le mode de gestion des bénévoles ?

Bien qu’indispensable au bon déroulement d’une manifestation, la gestion des bénévoles ne constitue pas une priorité pour beaucoup d’organisateurs.

Et pourtant, en professionnalisant cette démarche, nombreux sont les bénéfices qui en découleront, notamment celui d’inscrire le bénévole dans la durée.

Il est important de garder à l’esprit que même si un bénévole n’a pas le statut de salarié, des missions similaires peuvent lui être confiées et ses attentes en retour n’en seront pas moindres.

Cibler les bonnes compétences

Parmi les premiers leviers d’actions à mettre en place, le processus de recrutement constitue la porte d’entrée et de facto la première impression, dans la relation qui vous liera à vos bénévoles.

Il s’agit ici de :

  • Réfléchir à la méthode (structuration du formulaire, timing, mode de diffusion…)
  • Définir les besoins des postes/missions puis les présenter clairement aux potentiels candidats
  • Identifier en parallèle les compétences, savoir-faire et qualités requis

Après avoir réalisé ces étapes, que vous aurez traduites par le biais d’une présentation des missions et d’un formulaire de candidature, votre recrutement n’en sera que plus facile.

Comme tout le monde ne pourra pas faire partie de l’aventure, vous serez en mesure de justifier vos choix, grâce aux critères de sélection clairement énoncés en amont. Ce qui évitera toute frustration des candidats non retenus.

Faciliter la relation

Différents outils gratuits et en libre accès offrent la possibilité aux organisateurs de réaliser leurs opérations pour la gestion de leur staff. Chacun a sa méthode et ses pratiques.

Pour autant, peu se placent de l’autre côté de la barrière, à savoir côté bénévoles.

Favoriser l’autonomie de ces derniers, en leur permettant d’avoir un libre accès au fil d’actualités, à des documents partagés ou tout simplement à leur planning, apparaît comme essentiel.

Une fois cette autonomie acquise, à vous de réinvestir le temps gagné, dans des actions qu’aucune technologie ne pourra remplacer. Comme par exemple, la mise en place d’animations ou moments d’échanges, en présentiel.

Vos bénévoles n’en seront que plus satisfait et vous renforcerez votre image de « professionnel ».

Maîtriser le budget

Tout comme un salarié pour une entreprise, le bénévole représente, à moindre échelle, une charge financière pour un organisateur.

Celle-ci peut atteindre différents niveaux de services (hébergement, repas, dotations...), selon la politique menée par l’organisateur.

A l’échelle d’un bénévole, cette ligne budgétaire n’est pas significative. Lorsqu’on multiplie le « coût d’un bénévole » par leur nombre et les jours de présence, on entre dans des proportions beaucoup plus conséquentes.

La finesse et la justesse des calculs en phase préparatoire est par conséquent importante pour maîtriser au mieux son budget et éviter de rogner ces engagements et/ou faire gonfler la note finale.

En se « professionnalisant » l’organisateur verra des évolutions structurelles sur le long terme et renforcera la création d’une expérience unique pour ses bénévoles.

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