Formulaire de candidature : questions à poser et règles à respecter

Selon le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), un organisateur, quelque soit son statut et sa taille, se doit de respecter des règles strictes sur le traitement des données personnelles. Ainsi, avant de constituer votre formulaire de candidature des bénévoles, vous aurez des questions essentielles à vous poser

  • Quel est l’objectif précis de celui-ci ?
  • Quelles sont les données à recueillir pour atteindre cet objectif ?
  • Ai-je le droit de collecter ces données ? Est-il pertinent de le faire ? On ne traitera que les données nécessaires à notre activité.

Par exemple, n’allez pas recueillir la CSP (Catégorie Socio Professionnelle) de vos bénévoles, si vous n’en avez nullement l’utilité pour l’affectation de vos missions.

  • Dois-je récolter des données sensibles ? Si c’est le cas, suis-je en droit de le faire ?

Les points évoqués précédemment traitent de la partie réglementaire. Qu’en est-il de la forme que doit prendre votre formulaire ?

Dans la plupart des cas, il constitue la première porte d’entrée sur votre événement pour les bénévoles que vous aurez à recruter.

Il est donc primordial de soigner cette étape et d’établir une relation de confiance qui liera vos deux parties, par la suite.

Au-delà du fait que pour certains, c’est parfois un exercice nouveau, gardez en tête qu’un formulaire de candidature se doit d’être court, précis, concis et pertinent.

Le bénévole candidate derrière un écran, sans assistance. Il doit pouvoir comprendre le sens de chaque question et passer un minimum de temps pour y répondre.

  • Prenez le temps de rédiger un brouillon sur papier avant de vous lancer.
  • Privilégiez les questions courtes, quitte à donner des explications plus détaillées en marge de celles-ci.
  • N’oubliez pas non plus que les questions ouvertes ne favoriseront pas le traitement de vos données.
  • Pensez à utiliser des champs conditionnels lorsque les questions ne concernent pas l’ensemble de vos candidats.
  • Regroupez et séquencez vos questions par type de données collectées, comme par exemple Identité / Compétences / Disponibilités…
  • Un questionnaire aux couleurs de l’événement, accompagné d’un mot d’introduction rappelant les objectifs et un message de remerciements. Ils contribueront à instaurer un climat de confiance entre le candidat et l’organisateur.
  • Utiliser un langage courant et commun à tous. Le candidat n’a peut-être jamais participé à un événement en tant que bénévole.
  • Soyez positif et donner envie aux bénévoles de vous rejoindre.

Avant sa publication, pensez à le faire tester à des personnes autour de vous, ayant des profils différents. Si possible observez-les, sans les guider. Vous relèverez peut-être ainsi des incohérences.

Une fois le formulaire publié et les premières candidatures recueillies, il vous sera difficile de faire machine arrière.

Pour en savoir plus sur le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD)

Ces articles peuvent vous intéresser

Plus d'articles