qo⋅ezion, c'est tout ce dont vous avez besoin pour recruter et gérer vos bénévoles

Recrutez

Nous savons que le recrutement de bénévoles est la pierre angulaire de tout événement. C'est pour cette raison majeure que qo·ezion met à votre disposition un puissant éditeur de formulaire de candidature qui s'adapte à vos besoins. Diffuser votre événement sur Instants Bénévoles vous offrira la visibilité nécessaire pour trouver vos bénévoles plus rapidement et efficacement.

  • Éditeur de formulaire de candidature
    Personnalisez l'affichage des questions et l'aspect graphique de votre formulaire grâce à une interface simple et puissante.

  • Éditeur de champs de profil
    Rendre obligatoire des questions, en afficher certaines en fonction des réponses énoncées, choisir la forme des réponses, sont autant d’options vous permettant de collecter précisément les informations dont vous aurez besoin, sans pour autant alourdir le processus de recrutement.

  • Diffusion de votre formulaire
    La génération automatique d’un lien vers votre formulaire de candidature facilitera la diffusion de celui-ci sur vos propres supports de communication. En parallèle, la page dédiée à votre événement sur Instants Bénévoles augmentera votre visibilité.

  • Compilation des données
    Les réponses collectées dans le formulaire de candidature alimentent directement votre base de données, sans nécessiter d’actions supplémentaires de votre part.

  • Suivi des candidatures
    Filtrez et mettez à jour de manière groupée vos candidatures selon des critères définis par vos soins.

Planifiez

Une fois les forces vives identifiées, reste à affecter les bonnes ressources aux bonnes activités. Oubliez le côté fastidieux et chronophage, ce travail est à présent simplifié par les fonctionnalités offertes par l’outil de gestion qo·ezion.

  • Vue timeline
    Depuis un seul et même écran, il vous est possible d’avoir un aperçu rapide des activités planifiées et créneaux correspondants, selon le jour sélectionné. Un code couleur vient compléter le dispositif sur le statut des affectations.

  • Personnalisation des activités et créneaux
    Libre à vous de détailler vos activités et créneaux en remplissant des champs permettant d’apporter descriptifs, objectifs, paramètres et critères spécifiques. Cette action permet d’affiner par la suite vos affectations.

  • Boîte à outils astucieuse
    Épingler, dupliquer des activités, chevaucher des créneaux sont autant d’outils simples et pratiques vous aidant à réaliser votre planning.

  • Planification automatisée
    Les disponibilités des candidats étant collectées via votre formulaire de candidature, votre planning d’activités étant créé selon vos critères, l’outil se charge à votre place de trouver la ou les bonnes personnes à planifier, tout en évitant les conflits d’affectation.

  • Partage du planning
    Réaliser le planning parfait dès son galop d’essai relève du miracle. En vous donnant la possibilité de le publier à vos équipes au moment choisi par vos soins, vous gardez la maîtrise de la diffusion de l’information. Le bénévole pourra confirmer ou infirmer sa présence.

Pilotez

Une fois l’équipe de bénévoles constituée et planifiée, il ne vous reste plus qu’à faire en sorte de mettre ces derniers dans les meilleures dispositions possibles pour réaliser leurs missions.

  • Gestion des dotations
    Vestes, t-shirt, goodies mais aussi matériel nécessaire pour l’exercice de leurs activités, qo·ezion vous aide à calculer le bon nombre, la ventilation et le coût des articles distribués aux bénévoles.

  • Gestion des repas
    Marqueur déterminant dans la qualité d’accueil des bénévoles, les repas peuvent constituer également un coût significatif pour l’organisation. Une gestion fine et maîtrisée du budget, calculée automatiquement sur la base du nombre de repas planifié, évitera les mauvaises surprises.

  • Émargement
    Pointer les présences est indispensable pour vous assurer que chaque équipe a suffisamment d’effectifs et vous permet de valoriser l’engagement des bénévoles présents. Disposez d’un système d’émargement simple et efficace et visualiser rapidement les effectifs présents / absents et réajustez votre dispositif en temps réel.

  • Cartographie
    Placez sur un tracé établi au préalable les points d’intérêts relatifs à l’activité de vos bénévoles, afin que ces derniers puissent se positionner au bon endroit, au bon moment, en consultant ces informations depuis leur espace équipier.

  • Gestion des utilisateurs
    Gérez finement les droits d’accès et les autorisations de chaque utilisateur, qu’il soit administrateur, recruteur, responsable d’équipe, bénévole...

Animez

La réussite d’un programme bénévole se mesure surtout dans votre capacité à fédérer vos équipes. Vos bénévoles resteront engagés et impliqués à condition qu’ils s’épanouissent, qu’ils se sentent à l’aise et qu’ils établissent des relations au sein même de l’organisation. Et par-dessous tout, il faut qu’ils aient accès aux informations essentiels au bon déroulement de leur expérience à vos côtés.

  • Espace équipier
    Sur son espace personnel, chacun de vos bénévoles aura accès aux informations essentielles à ses activités (messages, planning, documents) ainsi qu’aux informations générales partagées à l’ensemble de l’effectif. Vous renforcerez ainsi le sentiment d’appartenance en favorisant une diffusion fluide de l'information.

  • Automatisation de messages
    Certaines actions importantes enclenchent l’envoi automatique de mail à destination du bénévole, ainsi qu’une notification dans son espace équipier (exemple : modification du statut de la candidature, mise à jour du planning...).

  • Messagerie in-app
    Envoyez un message à un groupe de bénévoles identifiés ou simplement à un individu en particulier. Libre à vous d’établir la sélection et de rédiger le contenu. Chaque bénévole pourra le consulter depuis son espace personnel tout en étant prévenu de sa réception par une notification dans sa boîte mail.

  • Partage de documents
    Que vous souhaitiez porter à la connaissance des bénévoles des documents spécifiques ou à l’inverse, que ces derniers aient besoin de vous en fournir, ces échanges s’effectuent et s’archivent automatiquement via la messagerie in-app. Un export est également disponible.

  • Envoi de SMS
    Une fois entré dans la phase opérationnelle, la réactivité est de mise pour palier à des situations d’urgence. L’envoi en masse de SMS permet aux organisateurs de communiquer instantanément avec leurs équipes.

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