Votre offre de services, un facteur clé de la réussite de votre programme bénévole

Par définition, le bénévole qui s’engage ne le fait pas contre une rémunération. Il vient en premier lieu pour s’investir dans une mission qui le motive, dans un environnement qu’il affectionne.

Cependant, d'autres critères conditionnent son engagement.

Les sollicitations sont nombreuses, beaucoup d'occasions de s'investir bénévolement se présentent à chacun (associations, événements, ONG...) et de fait, la concurrence s'accroît. En plus de mettre les bénévoles dans les meilleures dispositions pour exercer leur mission, l'organisateur doit également définir une offre de services séduisante. Celle-ci détaille les actions mises en place à destination de vos bénévoles, pour les points suivants : formation, information, assurance, hébergement, repas, dotations, transports, accès à des services tiers ou animations, politique RSE menée… Le simple « casse-croûte » ne suffit plus. L’attente des bénévoles grandit et forcément de nouvelles réponses, sont à apporter ou à imaginer.

Pour éviter les mauvaises surprises, on vous donne 2-3 conseils pour adopter, dès le départ, les bons réflexes.

Clarifier et respecter vos engagements

Avant de lancer votre campagne de recrutement, vous devez être en mesure de présenter votre programme bénévole et votre offre de services pour vos bénévoles.

  • A qui s’adresse-t-elle ?
  • L’ensemble ou simplement une partie de vos équipes ?
  • Existe-t-il plusieurs niveaux de services ?
  • Que contient-elle ?
  • Quel en est l’objectif ?

Le champ des possibles est vaste, une réflexion en amont est à mener en corrélation avec le budget alloué et les missions à réaliser. L’égalité entre les membres de votre équipe doit être l'objectif. Pour les cas particuliers, distinguez-les par des règles précises, clairement énoncées, si possible sous la forme de convention. Par exemple, dans le cadre de l’organisation d’une compétition de ski alpin, vous pourrez facilement justifier de la mise à disposition d’une tenue extérieure adaptée à un public travaillant sur la piste et disposant d’un certain niveau de ski.

De même qu’un non-respect de vos engagements précédemment annoncés aura un effet boomerang. Il est difficilement concevable pour un bénévole de s’entendre dire qu’il ne disposera pas de sa dotation par manque de stock ou problème de taille.

Maîtriser son budget pour s’inscrire dans la durée

La définition de votre niveau de services ne peut être dissocié du nombre de bénévoles impliqué sur votre événement. Si à l’échelle d’un individu, la variation du curseur vous paraît faible, rapportée à un ensemble, le budget monte significativement. Connaître le bon nombre de repas, commander le stock de tenues au plus juste, réserver le bon nombre de chambres, sont autant d’actions, qui à défaut de vous faire faire des économies, vous éviteront de dépenser de l’argent inutilement. Dans la perspective d’une amélioration continue de la qualité de votre programme bénévole, la maîtrise de votre budget constitue une étape clé.

Il n’existe pas d’offre de services type. Chaque organisateur a ses propres contraintes, ses propres règles et un budget qui lui est propre. L’établir et la porter à la connaissance de ses bénévoles constituent cependant des étapes clés.

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