Le World festival d’Ambert et Instants Bénévoles
Le festival d’Ambert utilise Instants Bénévoles depuis 2 ans et vient de lancer son recrutement pour son édition 2022.
Nous avons donc décidé d’interroger les organisateurs et plus précisément Jessica Mathey, chargée de production sur le festival, afin d’en savoir plus sur leur événement et pour comprendre leurs motivations dans l’utilisation de notre solution.
L’événement de 1989 à aujourd’hui
L’association organisatrice du festival, le Livradoué-Dansaïre, s’attache à promouvoir les cultures traditionnelles de son territoire et d’ailleurs.
« Notre mission consiste à offrir un ensemble d’animations permettant au plus grand nombre de vivre des expériences ouvrant sur la richesse de la diversité culturelle et le dialogue interculturel. Eléments fondamentaux de la construction de notre identité et notre aptitude à élargir nos capacités d’action. »
Le World Festival d’Ambert s’est développé au fil des éditions, tant sur son envergure que sur son offre. En effet : « En 2018, pour ses 30 ans, le festival a pris un nouveau virage, en intégrant à sa programmation traditionnelle, des groupes de musique actuelle. Un pari audacieux dans le paysage des festivals français, afin d’amplifier son rôle culturel et d’élargir son public. Plus que jamais, le festival a à cœur de faire découvrir les cultures du monde en associant leurs évolutions dans la musique actuelle. »
Un événement porté par des bénévoles
A Ambert, les bénévoles ont une place à part. En effet : « Le festival est fort de plus de 130 bénévoles qui oeuvrent chaque année pour offrir à un public émerveillé, de fabuleux spectacles, et également pour accueillir chaleureusement tous les artistes venus du monde entier. »
Mais ce n’est pas tout, les bénévoles offrent aussi de leur temps durant toute l’année, afin de rendre possible ce festival. En témoigne Jessica Mathey : « Tout au long de l’année, c’est une équipe de 20 personnes qui prépare toute l’organisation de la manifestation. »
Une envie de professionnaliser la gestion des bénévoles
Avec l’émergence du festival et l’envie de diversifier son offre, les organisateurs ont rencontré des contraintes dans la gestion de leur programme bénévole : « En passant de 70 bénévoles à 130 en 2018 et 2019, nous nous sommes rendus compte que notre mode de fonctionnement et de gestion des bénévoles était dépassé. Le temps de traitement des données pour l’élaboration des plannings était très allongé et n’évitait pas l’erreur. »
Partant de ce fait, la réflexion de faire appel à une solution de gestion des bénévoles est devenue un sujet de discussion majeur au sein de l’organisation.
« Nous cherchions une solution simple d’utilisation, autant pour nous que pour nos bénévoles, et Instants Bénévoles remplissait ces critères. Son outil de gestion des bénévoles, Qoezion, nous apporte un gain de temps important dans le traitement des données d’inscription des bénévoles et l’élaboration des plannings. Il nous permet d’éviter les erreurs et doublons sur des mêmes créneaux horaires. ».
Notre but est de proposer une solution intuitive qui facilite grandement le quotidien de chaque organisateur, mais qui améliore également l’expérience vécue par les bénévoles. C’est pourquoi nos équipes s’appuient sur les retours venant du « terrain » pour faire évoluer la solution.
« L’intérêt d’une solution récente est qu’elle est en constante évolution et amélioration. »
Un petit mot pour les bénévoles
« Un grand merci à tous les bénévoles qui ont œuvré et qui œuvrent aujourd’hui pour notre festival. Que ce soit sur une demi-journée ou une implication à l’année, le festival ne serait rien sans vous !
A toi, futur bénévole, viens découvrir un festival festif et à taille humaine dans le Livradois Forez. Notre festival est plus qu’une équipe, c’est une grande famille et on a hâte que tu l’intègres ! »
