Témoignage d'Arnaud QUILLERY, responsable bénévoles de l'Ultra Trail du Vercors

Sans bénévoles, nombreux sont les événements qui ne pourraient voir le jour. C’est une évidence. Pour autant, disposer d’un nombre suffisant de personnes n’est pas automatiquement gage de réussite. Encore faut-il être capable d’orchestrer les actions de chacun pour éviter l’effet inverse.

Un bénévole qui estime perdre son temps, est un bénévole qui ne reviendra pas. C’est ce dont Arnaud Quillery, responsable bénévoles et président de l’association organisatrice de l’Ultra Trail du Vercors (UTV), souhaite nous faire partager au travers de son retour d’expérience.

La course

Samedi 12 Septembre 2020, Corrençon-en-Vercors accueillait la 10ème édition de l’incontournable Ultra Trail du Vercors. Au menu, un parcours de 55km et 2900m dénivelé positif à réaliser en solo, ou bien en relais de 2 passages. Au total c’est un peu plus de 1 000 coureurs qui ont eu la chance d’évoluer sur ce parcours, certes difficile par son dénivelé, mais également spectaculaire par ses paysages. Et pour venir en aide aux nombreux coureurs, c’est près de 120 bénévoles qui ont prêté mains fortes aux organisateurs.

Le contexte

Cette 10ème édition, si particulière sur plusieurs points, a forcé les organisateurs à respecter des contraintes, notamment de temps et de moyens, non rencontrées jusqu’alors. En effet, de nouvelles lignes budgétaires (matériel de protection COVID19) liées aux mesures sanitaires sont apparues et dans le même temps, les bonnes volontés se sont faites plus rares, par peur du virus.

Pour apporter des réponses adaptées, les organisateurs ont donc décidé de recourir à une solution digitale de gestion des bénévoles, nommée Instants Bénévoles, dans l’optique de se structurer et optimiser leur précieuse ressource humaine.

Tout le monde y gagne

Cette solution digitale, accessible en ligne depuis n’importe quel appareil disposant d’une connexion internet, a apporté des changements significatifs d’un point de vue organisationnel. En peu de temps, les organisateurs ont ainsi recruté près d’une centaine de bénévoles via un formulaire de candidature personnalisé et donc adapté aux besoins, puis planifié les missions de toutes ces bonnes volontés en un temps réduit, en témoigne Arnaud : « C’est un outil simple d'utilisation et facile à lire sur les plannings (j'ai mis je pense 4 à 5 fois moins de temps qu'avec la solution précédente) ».

En reliant les informations recueillies dans le formulaire de candidature au profil de chaque candidat puis en croisant ces données avec les activités planifiées, tout est centralisé et automatisé, dans l’outil de gestion, à l’inverse des solutions utilisées jusqu’alors.

« Cela fait 10 ans que l'UTV existe et nous utilisions un fichier excel pour la gestion des bénévoles (sachant qu'en temps normal on a 1500 coureurs, 200 bénévoles et 300 tâches à couvrir). Ainsi, nous voulions passer sur un autre moyen de gestion afin de se simplifier la vie sur certains points comme par exemple le fait de proposer directement les personnes disponibles sur un créneau et non être obligé de chercher dans un tableau qui est disponible sur telle ou telle tâche. »

« De même que le traitement des candidatures ou la réalisation d’autres actions en masse (envoi de message) m’auront permis d’effectuer ces tâches rapidement et efficacement »

Néanmoins, de vieilles habitudes subsistent même si l’outil permet de les contourner.

« En ayant la possibilité d’exporter (et d’imprimer) des tableaux récapitulatifs de postes et bénévoles, associés à chaque responsable de zone, on contourne le problème de ceux qui sont encore réticents à l’utilisation de nouvelles technologies. »

En conclusion, Arnaud dresse un constat clair et lucide qui laisse entrevoir de belles perspectives, où le gain de temps enregistré n’a de valeur qu’à partir du moment où il est utilisé à bon escient.

« C’est nouveau pour nous mais surtout pour les bénévoles, notamment ceux d’un certain âge, non familiarisés avec ce genre d’outil. En consacrant notre gain de temps à la formation et l’accompagnement, la transition devrait s’opérer doucement. »

Nous retiendrons que cette édition fut une belle réussite et nous tenons à féliciter et remercier les organisateurs ainsi que toutes les parties prenantes de l'organisation, dont les bénévoles bien évidemment.

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