Témoignage des organisateurs de la Volvic Volcanic Expérience

Aujourd’hui nous vous proposons de faire la connaissance de Christophe Gay, organisateur de la Volvic Volcanic Expérience. Il nous livre ses impressions sur l’organisation d’un tel événement.

IB : Peux-tu nous décrire brièvement ce qu’est la Volvic Volcanic Expérience, son concept ?

CG : La Volvic Volcanic eXpérience (VVX) est un événement sportif et culturel qui se déroule pendant le week-end de l’ascension tous les ans sur la commune de Volvic.

La VVX ce n’est pas seulement courir, c’est aussi rester pour découvrir.

Dans un premier temps, les coureurs et leurs accompagnateurs pratiquent des épreuves sportives (6 trails de 15km à 224km, 3 randonnées de 15 à 100 km, 15 stands gratuits de découverte de sports outdoor) pendant une journée. Puis le lendemain, les participants reviennent en famille sur leurs traces pour découvrir le patrimoine local (volcans, eau, pierre et gastronomie) à travers des visites et des ateliers pédagogiques. Les journées sont ponctuées par des spectacles, repas festifs et concerts.

Chaque année, environ 3500 coureurs et 7000 visiteurs viennent passer un moment de partage et de convivialité dans notre belle région.

IB : Au vu des chiffres avancés, quels sont vos besoins en ressources humaines ?

CG : La VVX dure trois jours, il faut donc 700 bénévoles pour gérer l’événement.

IB : Comment en assurez-vous le recrutement ?

CG : Plusieurs actions sont organisées tout au long de l’année :

  • Nous invitons les bénévoles à des éco-chantiers.
  • Nous faisons un partenariat avec des associations d’insertion qui nous fournissent des bénévoles en échange d’expérience professionnelle.
  • Nous participons au salon des associations de Volvic.
  • Nous communiquons auprès des associations locales sur le prêt de matériel acheté par la VVX pour les bénévoles inscrits dans notre base.
  • Nous envoyons une newsletter périodique à tous les bénévoles de notre base de données.
  • Nous proposons des formations tout au long de l’année (La croix rouge : les gestes qui sauvent, des stages de sécurité avec la gendarmerie, etc…).
  • Nous intervenons auprès d’étudiants des différents établissements et écoles de la région.
  • Et bien sur le site Instant bénévoles.

IB : Quelles sont vos contraintes ?

CG : Chaque année, de plus en plus de monde participe à notre événement. De ce fait, nous avons besoin d’un nombre de bénévoles plus important. Le recrutement est donc revu à la hausse tous les ans.

IB : En quoi l’outil de gestion qo·ezion, vous aide-t-il sur le placement et la communication avec vos signaleurs ?

CG : Jusqu’à présent la gestion des bénévoles se faisait via un tableau Excel et nécessitait un gros travail d’analyse pour les différentes affectations.

Qo-ezion nous permet une gestion plus facile et plus performante des bénévoles.

Avant qo·ezion, afin que les bénévoles puissent se repérer, les différents lieux d’affectation étaient mentionnés via une carte ou par l’envoi de points sur un plan. Aujourd’hui, la cartographie proposée par la solution nous permet de tout gérer via un seul logiciel.

De plus, avant, la communication entre l’organisation et les bénévoles se faisait via une liste de contact sur une feuille. Maintenant, avec la messagerie intégrée du logiciel qo.ezion nous pouvons envoyer des messages plus simplement et rapidement.

IB : Votre événement est reconnu, notamment, pour sa forte démarche RSE ? Quelles actions phares sont mises en place ? Comment qo·ezion peut-il apporter sa contribution ?

CG : La VVX a un fort ancrage local et s'investit depuis ses débuts à préserver et à valoriser son territoire. Malgré les deux dernières éditions annulées, l’organisation a mis à profit ce temps afin de mettre en oeuvre des actions concrètes en termes de développement durable. Nous avons calculé précisément les émissions carbone de l’événement avant de distinguer les pôles les plus polluants et ainsi monter un plan d’actions pour les réduire. Les émissions incompressibles ont ensuite été compensées par un partenariat avec le CEN Auvergne afin de protéger des vieilles forêts au pied du Puy de Dôme. L’ensemble de ces actions nous ont valu la certification de neutralité carbone décernée par le cabinet Carbon Trust.

Qo-ezion va nous permettre d’optimiser nos besoins et référencer les différents déplacements des bénévoles pour estimer encore plus précisément notre empreinte carbone. En plus de nous aider à quantifier les émissions de nos bénévoles, l’ajout des questions relatives au transport a pour but de les sensibiliser à des moyens de locomotion plus verts.

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