Pourquoi s’armer d’outils digitaux pour faire face aux contraintes imposées par la COVID19 ?

Lire l'article : organiser un événement post-coronavirus.

6 mois plus tard, le virus est (malheureusement) toujours présent et les conditions sanitaires se sont vu renforcer pour tenter d’endiguer la pandémie.

Pour autant, le temps n’est plus à la désolation. Nous (acteurs de l’événementiel) devons faire preuve ensemble, de résilience.

Des événements, majoritairement dans le domaine sportif, continuent de se dérouler. Certes le public est absent et les acteurs sont réduits mais les contraintes demeurent, voire s’amplifient.

Quant au domaine culturel, l’espoir de voir un festival se dérouler à l’été 2021, est réel, après diverses expérimentations, en témoigne l’article publié le 06.01.21 sur le site touslesfestivals.com

Dans ces conditions, il faut savoir s’adapter en remettant en question certains process.

L’outil Qoezion de votre plateforme Instant bénévoles peut vous aider à trouver de nouvelles pistes.

Des formalités supplémentaires

Jusqu’alors, les organisateurs pouvaient parfois s’octroyer quelques largesses dans leur gestion de staff et bénévoles. Par exemple, il leur était possible de recruter des renforts de dernière minute et d’effectuer des changements d’équipes à convenance pendant l’événement.

Désormais, les recrutés se doivent de montrer pattes blanches en fournissant un test PCR négatif de – 72h avant d’entrer dans des « bulles sanitaires de couleurs », créées pour éviter les interactions entre les différents groupes (médias, athlètes, organisateurs…).

De même que des données complémentaires concernant la provenance et les coordonnées deviennent obligatoires afin d’être en mesure de retracer le parcours d’une personne testée positive.

Au-delà d’être en capacité de collecter efficacement ces données, il est impératif de pouvoir les trier et les analyser dans le but de stopper ainsi une potentielle chaîne de contamination.

Une gestion dématérialisée de vos équipes devient désormais la norme.

Tout en limitant les contacts physiques, on adapte son recrutement, on partage les informations et documents (résultat test PCR, plan, protocole…), on segmente et identifie les équipes (via le système de Tags : ce champ vous permet d'associer des mots clés à un profil, afin de faciliter des recherches.), on anticipe la distribution de matériel (ex : masques), tout en suivant les règles et recommandations édictées par les instances référentes, sans omettre de respecter le RGPD.

La gestion du temps et de l’espace sur l’événement

Le renforcement des contraintes intervient à chaque stade du processus d’organisation. Outre les formalités supplémentaires, il faut également être en mesure d’anticiper des aspects terrain le jour J, comme par exemple, la gestion des files d’attentes et des points de rassemblements.

Recruter et planifier des personnes est une chose ; Savoir qui était réellement présent, sur quels créneaux horaires et sur quels lieux, est devenu incontournable. Un contrôle des présents via un système d’émargement devient alors indispensable. Tout comme le contrôle de la jauge d’accueil sur des points de tension identifiés, comme la restauration.

En modulant la forme des repas (ex : panier repas), en définissant des capacités d’accueil et en instaurant des roulements au préalable, on limite les rassemblements propices aux foyers de contamination.

C’est anticiper les risques mais également le nombre de bénévoles nécessaires, leur rôle, c’est aussi pour les protéger eux finalement non ?

Les exemples de cas d’usage d’un outil digital dans la gestion des contraintes COVID sont nombreux, mais ne leur sont pas exclusivement réservés. Opter pour une solution de gestion de staff et bénévole dématérialisée, c’est avant tout s’assurer de bénéficier d’une aide adaptée à vos besoins.