La MAIF EKIDEN de Paris 2021 fait confiance à Instants Bénévoles
La MAIF Ekiden de Paris et son organisateur, qui n'est autre que la Fédération Française d’Athlétisme (FFA), ont choisi de faire confiance à Instants Bénévoles pour l’édition 2021.
Nous sommes donc allés à leur rencontre et plus précisément à la rencontre de Margot Sevrin, chef de projet événementiel, afin d’en savoir plus sur ce concept de course originale et pour comprendre leurs motivations dans l’utilisation de notre solution.
Le concept et l’événement en quelques chiffres
L’ekiden est un concept de course venue tout droit du Japon qui l’on pourrait traduire par « marathon relais ».
En effet, nous précise la Fédération Française d’Athlétisme (FFA) : « l’Ekiden de Paris est une course en relais de 6 personnes totalisant la distance marathon (42,195km) sur deux boucles, l’une de 5km et la seconde de 7,195km. Ainsi ce sont près de 8000 coureurs qui se retrouvent chaque année lors de cet événement festif et convivial ».
L’historique de la course
La FFA revient avec nous sur la course, depuis sa création : « L’Ekiden de Paris s’est déroulé pour la première fois en 2013 sur le parvis de l’Hôtel de Ville ». Ensuite, le parcours à quelque peu été modifié, car « depuis 2016, l’événement s’est déplacé au pied de la Tour Eiffel. ».
En 2018, l’Ekiden de Paris à prit une nouvelle ampleur, avec le naming de la course et en s’orientant vers l’éco responsabilité. En effet : « la MAIF a souhaité valoriser son accompagnement en devenant à la fois partenaire titre de l’événement et en nous accompagnant avec d’autres structures (ZWF, OXY…) pour rendre cet événement de plus en plus écoresponsable. »
Le fer de lance de tout événement : les bénévoles
Ils sont très souvent l’âme de l’événement et leur importance n’est pas à négliger car ils jouent un rôle très important dans la réussite d’une manifestation, ce sont les bénévoles.
La FFA précise : « Nous avons 300 bénévoles sur le MAIF Ekiden de Paris, indispensables à la bonne tenue de l’événement. Nous essayons au maximum de les fidéliser sur les différents événements que nous organisons tout au long de l’année. »
Le nombre de bénévoles et les rôles qui leur sont attribués évoluent de pair avec l’événement, c’est pourquoi : « En 2019, afin de répondre à nos objectifs écoresponsables, nous avons ajouté une brigade zéro-déchet et rédigé un roadbook en ce sens avec Zéro Waste France. »
Changer ses habitudes
La gestion des bénévoles est une des tâches les plus chronophages dans l’organisation d’un événement, c’est pourquoi de plus en plus d’organisations font appel à des solutions de gestion de bénévoles pour leur faciliter la vie.
C’est le cas des organisateurs de la MAIF Ekiden de Paris : « Nous souhaitions avoir une plateforme permettant la gestion complète des bénévoles, du recrutement au jour J (affectation, messagerie, convocation). »
Sur Qoezion (l’outil de gestion intégrée à Instants Bénévoles), les avantages sont nombreux. Car la solution offre une centralisation des données sur un seul et même outil. De plus le gain de temps est un peu le nerf de la guerre lors de l’organisation d’un événement. De ce fait, l’ergonomie de la solution facilite grandement chacune des étapes du processus de recrutement mais également lors de la planification. Et de nombreuses fonctionnalités permettent d’optimiser le temps, les échanges mais également le budget de l’événement.
Les perspectives
« Il s’agit d’une première pour nous. L’idée dans un premier temps est de sensibiliser nos bénévoles à l’utilisation de cette plateforme afin de pouvoir par la suite l’exploiter au maximum. »
Chaque bénévole qui candidate, dispose d’un espace personnel dans lequel il va retrouver les informations importantes de l’événement. Et une messagerie intégrée lui permet d’échanger facilement avec les organisateurs.
« Cette plateforme facilite la communication avec les bénévoles et permet de transmettre les informations pertinentes aux postes concernés afin d’investir le bénévole dans la manifestation. »
Tous ces éléments permettent de renforcer le sentiment d’appartenance du bénévole envers votre événement. Et plus vos bénévoles seront informés, plus leur investissement sera important.
Nous souhaitons bonne chance à l’ensemble des parties prenantes de l’organisation, et nous n’avons aucun doute sur la réussite de cet événement.
