Instants Bénévoles, votre allié pour la reprise

La sortie de crise se profilant, certains événements sportifs et autres festivals annoncent leur tenue dans les mois à venir. Autant de signaux positifs pour la filière événementielle.

L’allègement de nombreuses mesures (notamment à partir du 30 juin) évoquées dans les dernières annonces gouvernementales (Fin du couvre-feu, possibilité pour les événements d’accueillir plus de 1000 personnes en extérieur et en intérieur) permettra aux événements de se tenir sous certaines conditions.

Dans la gestion des bénévoles, la plateforme Instants Bénévoles sera un allié de taille.

Elle permettra aux organisateurs de respecter les mesures sanitaires en vigueur, à travers plusieurs fonctionnalités.

Informer et équiper

Informer vos équipiers sera primordial dans le contexte actuel. Pour cela, Instants Bénévoles met à votre disposition un système de messagerie intégrée :

  • Elle vous permettra d’envoyer en quelques clics des messages groupés pour communiquer efficacement ainsi que de partager des fichiers et des documents avec vos bénévoles.
  • Vous pourrez ainsi vérifier que les messages ont bien été consultés. De plus, si un message reste non lu après quelques heures, le bénévole reçoit un rappel par mail.
  • Les messages les plus urgents peuvent être doublés par l'envoi d'une copie par SMS.
  • Le partage de documents est dématérialisé et automatiquement archivé afin de limiter les contacts.
  • Les dotations : dans le cadre d'un protocole sanitaire, il faudra mettre à disposition différents équipements de protection et hygiène (masques, visières, blouses...) en quantité suffisante à tous les bénévoles. La fonctionnalité de gestion des dotations sera un allié de taille dans cette tâche essentielle.

Limiter le brassage des bénévoles

  • Former des groupes fermés (ou bulles sanitaires) et limiter le brassage des personnes sera un des points clés des protocoles sanitaires. Le but est de réduire au maximum les risques en limitant l'affluence, les croisements et la concentration des personnes tout en facilitant le respect de la distanciation physique.
    Cette action peut être couplé avec le système d’accréditations déjà mise en place.
  • La carte d'information apportera un complément d'information précieux à vos bénévoles. Une bonne communication sur l'emplacement exact des activités diminue la circulation des personnes sur le site de l'événement. Vous pouvez utiliser des points d'intérêt pour indiquer aussi les points d'eau pour le lavage des mains, où s'adresser en cas de symptômes, où faciliter la gestion des flux en indiquant les entrées/sorties et sens de circulation.
  • La fonctionnalité restauration, permet quant à elle d’anticiper et d’éviter les pics d’affluence, en lissant la distribution des repas (capacité d’accueil limitée, roulements).

Assurer la traçabilité

  • Les contraintes liées à la situation sanitaire peuvent empêcher certains bénévoles de participer à un événement : impossibilité de réaliser un test PCR, limitations des déplacements dans certaines régions, cas contact... Réactivité et flexibilité sont alors de mises. Un émargement rapide et des vues simplifiés ont été développés pour répondre à ces besoins.

(Détails des fonctionnalités sur le centre d’aide)

Au-delà de l’aspect fonctionnel de la plateforme, les équipes d’Instants Bénévoles sont à vos côtés pour vous partager leur expérience, vous conseiller, vous orienter et vous accompagner dans vos décisions.

Votre événement est finalement reporté ou annulé (pour cause COVID) ? Nous nous engageons à recréditer vos licences sur l’édition suivante et à vous aider à dupliquer le travail déjà réalisé, afin de faire de votre évènement, un succès.

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