Vous devez gérer plusieurs centaines de bénévoles ? Pensez à missionner un responsable, il vous sera d'une grande aide !

Nul besoin d’avoir étudié en profondeur la question pour affirmer qu’on ne gère pas une équipe de bénévoles comme on gère une autre ressource.

Dès lors qu’un événement mobilise des bénévoles, l’organisateur doit identifier un responsable, dont les qualités humaines sont indispensables.

Pensez-vous qu’un nouveau salarié, arrivant pour son premier jour dans une nouvelle entreprise, puisse être livré à lui-même sans avoir quelqu’un sur qui s’appuyer ?

Il en va de même pour le bénévole et même bien avant son premier jour d’intégration. Il devra :

  • Savoir comment postuler.
  • Être rassuré sur la prise en compte de sa candidature.
  • Trouver les réponses à ses demandes spécifiques.
  • Disposer des bonnes formations et informations nécessaires au bon déroulement de sa mission.
  • Comment récupérer sa dotation ? Où et quand se restaurer ?
  • Etc.

Autant d’interrogations auxquelles un responsable des bénévoles doit être en mesure d’apporter un éclairage avisé.
Pour autant, il n’a pas uniquement un rôle « d’interface » avec les bénévoles. Il agit également de façon transverse avec l’ensemble des services de l’organisation.

Un trait d’union dans l’organisation

On ne lui demandera pas forcément d’être un expert technique du domaine d’activité dans lequel il évolue. S’intéresser et comprendre les spécificités de l’événement l’aideront dans ses tâches.

Pour le reste, il s’appuiera sur les responsables de chaque pôle d’activité pour :

  • Les accompagner dans le dimensionnement de leurs besoins en partant d’une feuille blanche ou en se basant sur les éditions précédentes ;
  • Centraliser ces besoins et rédiger les descriptifs d’activités ;
  • Veiller au respect du cadre réglementaire ;
  • Assurer le processus de recrutement ;
  • Planifier l’ensemble des activités ou faire en sorte que chaque responsable puisse affecter les ressources qui leur sont allouées ;
  • Diffuser et mettre en place le parcours d’information et de formation optimal pour chaque bénévole ;
  • ...

Des qualités avant tout humaines

En amont de l’événement, des qualités organisationnelles sont requises : capacité d’analyse, d’anticipation et d’adaptation, empathie, être bon communicant, diplomatie, esprit synthétique et d’initiative, sens du relationnel… Elles seront également indispensables et complétées par d’autres (réactivité, souplesse, gestion du stress) pour mener à bien les missions lors de la phase opérationnelle.
A son arrivée sur site, le bénévole s’attend à rencontrer le ou les interlocuteurs avec qui il aura échangé en amont de l’événement.
Accueillir et intégrer les nouveaux arrivants constituent le socle d’une relation saine.
Les accompagner, les écouter, les encadrer et leur permettre d’évoluer dans un cadre valorisant et épanouissant inscriront cette même relation dans la durée.

A l’issue d’un événement, le responsable des bénévoles doit être capable de se projeter sur les éditions suivantes en s’inscrivant dans une démarche d’amélioration continue, en organisant la récolte des retours d’expériences auprès des bénévoles, mais aussi des autres acteurs de l’organisation.

Si ce responsable marque de son empreinte le programme bénévole, insuffle le rythme et motive les troupes, il ne peut, à lui seul, en supporter tous les aspects, surtout lorsque vous avez quelques centaines de personnes à gérer.
Il va donc devoir s’entourer et déléguer à une équipe (de bénévoles ou salariés) afin de surmonter les difficultés du parcours, qui s’annonce loin d’être un long fleuve tranquille.

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